Conditions générales
Politique de confidentialité
Politique de Protection des Renseignements Personnels Groupe Vision Optique
Dernière mise à jour le 18 septembre 2023
Le Groupe Vision Optique inc. ainsi que ses filiales (« entreprise ») sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Pour cette raison, nous mettons à disposition de tous nos clients, fournisseurs, partenaires et employés la politique ci-rattachant. Nous avons à cœur de tenir les plus hauts standards de protection des renseignements personnels.
RESPONSABILITÉS ET ENCADREMENT
Le Président Directeur-Général de l’entreprise délègue au Coordonnateur aux ressources humaines la fonction de Responsable de la protection des renseignements personnels, plus communément appelé (« RPRP »), tel que prévu par la loi.
Un comité a été mis en place à compter de septembre 2023 afin de valider toutes les données recueillie, leur utilisation, communication, conservation et, éventuellement, de leur destruction. Pour ce faire, le RPRP convoquera différents acteurs clés dans les secteurs nécessitant la protection des renseignements personnels. Les secteurs touchés sont les suivants : ressources humaines, technologie de l’information et marketing. Le comité se rencontrera tous les trimestres, mais des rencontres ponctuelles seront aussi prévues le cas échéant.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous nous engageons à ne collecter que les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de nos activités. Nous informerons nos clients, fournisseurs, partenaires et employés des fins pour lesquelles nous collectons ces renseignements personnels. Dépendamment de l’utilisateur, le consentement peut être fait verbalement, par écrit, par courriel, par l’utilisation de témoins « cookies » ou tacite dans certains cas. Cependant, nous demanderons automatiquement le consentement pour utiliser ou communiquer ces informations à des tierces parties le cas échéant.
DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous ne divulguerons les renseignements personnels à des tiers que dans le cas où il est nécessaire de le faire. Par exemple : si la loi l’exige, si elle est requise pour toute procédure judiciaire ou pour prouver et protéger nos droits légaux.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels. Les mesures utilisées sont non-exhaustives, mais sont les suivantes : Utilisation d’une base de données encryptée, utilisation de pare-feu et d’antivirus sur nos appareils et ententes de confidentialités avec les fournisseurs, partenaires et employés.
CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels sont conservés dans des systèmes qui utilisent une base données encryptée et des classeurs sécurisés dont les accès sont contrôlés. L’accès est réservé à un nombre restreint d’employés nécessitant l’accès à ces informations dans le cadre de l’exécution de leurs tâches. Les renseignements personnels qui ne sont plus requis seront détruits selon un processus strict et ce processus sera réévalué annuellement par le comité.
GESTION DES INCIDENTS
Le RPRP est responsable de prendre toutes les actions nécessaires lorsqu’un incident de sécurité en lien avec les renseignements personnels survient. Il doit également tenir un registre des incidents qui inclura :
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La date et les circonstances de l’incident;
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La date où l’entreprise a pris connaissance de l’incident;
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L’identité de la personne qui a fait l’enquête;
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Les renseignements personnels qui sont concernés;
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Le niveau de sensibilité des renseignements visés;
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Le nombre de personnes affectées ou une estimation;
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Les mesures prises afin de réduire les préjudices;
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La date de transmission de l’avis à la Commission de l’accès à l’information du Québec ainsi qu’aux personnes visées;
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Les motifs justifiant que l’entreprise n’a pas à divulguer l’incident, le cas échéant.
REDITTION DE COMPTES
Une fois par année, le RPRP effectuera un rapport au Conseil d’administration de l’entreprise des activités du comité.
ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Tous les clients, fournisseurs, partenaires et employés ont le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels. Ils peuvent choisir de supprimer ou de modifier leur consentement à la collecte et à l’utilisation des données en tout temps, pourvu qu’il y ait un délai raisonnable et qu’il soit légalement acceptable de le faire.
CONTACT
Si vous déciderez formuler une plainte, supprimer ou modifier vos renseignements personnels ou si vous avez des questions en lien avec cette politique ou sur la manière dont nous gérons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous.
Mélissa Calille, CRHA
Directrice des ressources humaines
mcalille@entrepotdelalunette.com
819 841-4338
Conditions d'utilisation
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MODALITÉS D'UTILISATION
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Communications
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